De Stafdirectie Onderwijs, Onderzoek & Kwaliteitszorg van de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN) bestaat uit een aantal teams met zelfstandige professionals die hun eigen werk prima op orde hebben. Zij werden gevraagd door de directeur en het bestuur om sámen resultaatverantwoordelijk te zijn. Herkenbaar? Veel organisaties maken deze beweging: van losse eilandjes naar teams die gezamenlijk eigenaarschap dragen. Maar hoe maak je die stap zonder de kracht van individuele autonomie kwijt te raken?
De uitdaging
Onze opdrachtgever wilde dit ook. Verschillende teams allemaal laten ontwikkelen tot resultaatverantwoordelijke teams (RVT’s). Met als doel om samen verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel van de verantwoordelijkheid van het team, inclusief prioriteiten, processen en samenwerking met stakeholders. Daarnaast was de wens om eenduidiger en efficiënter te gaan werken volgens een vaste structuur (meer ‘agile’).
Tot dan toe werkte men vooral als “volkstuinteam” (zoals Vroemen het zo treffend noemt): Iedereen zorgt goed voor zijn eigen stukje grond, maar er is weinig gezamenlijkheid en had ieder team weer andere werkwijzen en interne processen. Maar hoe pak je zo’n verandering aan?
Onze aanpak in fasen
We hebben het traject in verschillende stappen en fasen opgebouwd:
- Analyse & inventarisatie: hoe ervaren de teams zelf hun samenwerking en wat vinden ze belangrijk om te ontwikkelen?
- Definitie en waarden: met het MT, het Regieteam zoals dat in deze context heet, hebben we gezamenlijk gedefinieerd wat een resultaatverantwoordelijk team eigenlijk ís en welke waarden daarbij horen.
- Teamsessies: op maat gemaakt voor elk specifiek team, met werkvormen uit het teamcoach-vak én elementen uit Agile, zoals Kanban en retrospectives.
- Nieuwe rollen: we introduceerden o.a. de procescoach en de primus inter pares (PIP) om ritme, prioritering en stakeholdermanagement te borgen.
- Structuur en ritme: we werkten aan nieuwe overlegvormen, gezamenlijke prioritering, een overzicht van al het werk en duidelijke rolverdeling.
Concrete stappen
In een periode van ongeveer negen maanden hebben de teams onder onze begeleiding van Teamchange veel concrete stappen gezet:
- Een eerste inventarisatie met de Teamscan op basis van het Teamwiel van Teamchange. Dit gaf zicht op de zes belangrijkste aspecten voor teamsucces.
- Werken aan gedeelde doelen en verantwoordelijkheid, communicatie, het waarderen van onderlinge verschillen, flexibiliteit en initiatief binnen de teams.
- Waar nodig boden we handvatten voor persoonlijke effectiviteit en leiderschap en doken we gezamenlijk in de zogenaamde ‘onderstroom’ in.
- Teams faciliteren om gezamenlijk en transparant overzicht te maken van álle werkzaamheden, zodat het ene teamlid niet overloopt van de hoeveelheid en werk en een ander teamlid tijd overheeft.
- Begeleiding bij het leren prioriteren en verdelen vanuit teamverantwoordelijkheid.
- Rollen en verantwoordelijkheden bepalen en aanscherpen met extra ondersteuning aan de geheel nieuwe rol van procescoach.
- Agile werkvormen integreren zoals het Kanbanbord, weekstarts en retrospectives.
- Collegiale steun binnen de teams stimuleren en ruimte creëren om samen te leren.
De opbrengst
En, zijn de teams nu daadwerkelijk resultaatverantwoordelijker en nemen ze verantwoordelijkheid voor het geheel?
Na het traject benoemden de teams deze resultaten:
– Meer overzicht en grip, zicht op wie wat doet en wat de prioriteiten zijn.
– Meer samen, eigenaarschap ligt niet langer bij één persoon, maar bij het team.
– Betere communicatie, heldere rolverdeling en gedeelde taal.
– Rust en vertrouwen, duidelijke kaders geven ruimte en minder ad-hoc stress.
– Commitment en verbinding door gedragen keuzes, meer betrokkenheid en teamgevoel.
Of zoals één deelnemer zei: “We zijn ècht op weg naar team-zijn.”
En nu vasthouden!
Veranderen is stap één, vasthouden is misschien nog wel de grootste uitdaging en het de teams vanaf nu zelf laten doen. Ter borging van het proces maakte het Regieteam afspraken over: regelmatige reflectie, ritme in overleg, het blijven bevragen van rollen en processen, en ruimte voor teams om het op een eigen manier toe te passen, elkaar scherp en lerend te houden. We hebben er alle vertrouwen in dat ze dit gaan doen.
En wat nemen wij weer mee dat voor jouw organisatie ook relevant kan zijn: je bouwt resultaatverantwoordelijkheid niet met een model of tool alleen. Het gaat om samen met de desbetreffende teams betekenis geven aan wat verantwoordelijkheid is, en dat vertalen naar concreet gedrag, overlegstructuur en concrete rollen en afspraken. Niet alleen vertellen wat er moet gebeuren, maar ook voordoen, tools aanreiken en overdragen en vervolgens coachend bijsturen.
Wij gunnen elke organisatie de kracht van teams die écht samen verantwoordelijkheid nemen.
Dit traject werd door Annemiek Stam vormgegeven en begeleid in samenwerking met Anouk Ronden. Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Wij sparren er graag met je over!
